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オフィス縮小にトランクルームを活用するメリット・デメリットを解説

「オフィスを縮小したいけどトランクルームって使えるの？」

「オフィスのコストを下げたいけどトランクルームで代用できる？」
このような悩みを抱えていませんか。

近年、テレワークや働き方の多様化により、オフィスの規模を見直す動きが加速しています。しかし、オフィスを縮小しようとしても、荷物や書類の保管場所に頭を悩ませるケースは少なくありません。

そんなときに注目されているのが、トランクルームの活用です。コストを抑えつつ、必要なものを安全に保管できる選択肢として、多くの企業が導入を進めています。

本記事では、オフィス縮小時にトランクルームを活用するメリットやデメリット、成功させるためのポイントについて解説します。スペースをすっきりさせながら、コスト削減も実現したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

オフィス縮小にトランクルームがおすすめの理由

オフィス縮小とは、企業が使用するオフィススペースを削減し、より効率的な空間活用と固定費削減を図る経営戦略です。トランクルームを利用すると、日常的には必要ないけれど保管しておきたい書類や備品を低コストで安全に保管可能です。

また、オフィスとトランクルームで同じ面積を借りる場合、トランクルームの方がオフィスの賃料よりも安く借りられます。さらに、スペースの有効活用により業務効率が向上し、整理された環境が従業員の満足度や生産性向上にもつながります。

オフィス縮小を検討するなら、トランクルームの活用は最適な選択肢となるでしょう。

オフィスの縮小にトランクルームを使うメリット

トランクルームを活用したオフィス縮小は、多くの企業で成功事例が報告されています。メリットは以下の通りです。

• 固定費を削減できる
• 利用頻度の低い備品などを保管できる
• 業務効率がUPする

固定費を削減できる

オフィス縮小にトランクルームを活用すると、毎月の賃料を削減できます。理由として一般的なオフィス賃料は、トランクルームの同面積と比べ高く設定されているからです。

オフィス縮小により削減できた固定費は、新規事業への投資や福利厚生の充実など、会社の成長に回すことが可能です。また、縮小したオフィスは清掃費や光熱費も抑えられるため、総合的なコスト削減を期待できます。トランクルームの賃料を差し引いても、月々の支出を減らせる可能性があります。

利用頻度の低い備品などを保管できる

季節ごとの販促物や年に数回しか使わない会議用備品は、トランクルームでの保管が適しています。普段は使わないけれど必要なときにはすぐに取り出せる環境を整えることで、オフィス内のスペースを拡張できます。

さらに、トランクルームには棚やボックスを設置することで整理整頓しやすくなり、必要なものを必要なときに取り出しが可能です。オフィス内の書類棚が減ることで、空間に開放感が生まれ従業員の満足度向上にもつながるでしょう。

業務効率がUPする

不要な物が減ったオフィスでは、物を探す時間が短縮され業務効率が向上します。整理された環境では集中力も高まり、企画業務や精密作業の精度も向上するでしょう。

トランクルームに保管する物と残す物を明確に区分けすることで、必要なものがどこにあるか全員が把握しやすくなります。スッキリとしたオフィス環境は来客対応や商談の際にも良い印象を与え、ビジネスチャンスの拡大にもつながります。

オフィスの縮小にトランクルームを使うデメリット

トランクルームを使ったオフィス縮小には以下のようなデメリットも存在します。

• 保管場所へのアクセスが不便になる
• 追加費用がかかる
• 縮小する手間が増える

保管場所へのアクセスが不便になる

トランクルームに保管した物は、オフィス内の棚と比べて取り出しに時間がかかります。とくに、急な来客対応や資料請求があった場合、すぐに対応できないケースが出てくる可能性があります。問題を解決するには、利用頻度に応じた保管場所の分類が効果的です。

月に1回以上使うものはオフィス内、それ以下の頻度で使うものはトランクルームというルールを設けましょう。また、トランクルームの選定時には車でのアクセスのしやすさや営業時間の長さも重要な判断基準になります。

追加費用がかかる

オフィス賃料は削減できても、トランクルームの料金として追加費用が発生します。また、移動時の交通費や荷物の出し入れに係る人件費も考慮する必要があります。

コスト面での対策としては、季節ごとに保管物を見直し、本当に必要なものだけを残すことが有効です。また、同じエリア内の他社と共同でトランクルームを借りるシェアリング方式を採用すれば、コストも抑えられるでしょう。

縮小する手間が増える

オフィスの縮小作業は、片付けから移動まで従業員一人あたりの労力を要します。とくに、長年使っていたオフィスの場合、思い出の品や不要物の判断に時間がかかり、予定よりも多くの日数を要するケースもあります。負担を軽減するには、段階的な縮小計画を立てることが有効です。

たとえば、整理・運搬・保管のプロセスを業者に依頼することで、本来の業務への影響を抑えられます。従業員の負担と業務効率のバランスを考えた計画を立てることが大切です。

トランクルームを活用してオフィス縮小を成功させるポイント

オフィス縮小を成功に導くためには、事前の準備と計画が不可欠です。スムーズな移行を実現するためのポイントを紹介します。

• 目的を明確にする
• コストを把握する

これらのポイントを押さえると、効果的なオフィス縮小が実現できます。

目的を明確にする

オフィス縮小を始める前に、何を残して何をトランクルームに預けるのか明確な基準を設定することがポイントです。たとえば、以下のように細かく分類し、頻度ごとに置き場所を決めるルールを作りましょう。

また、書類については「法的保存義務のあるもの」「業務上必要なもの」「参考程度のもの」と分類し、重要度と参照頻度で保管場所を決めると良いでしょう。

コストを把握する

オフィス縮小とトランクルーム活用の総コストを事前に計算すると、予想外の出費を防げます。計算する際は、現在のオフィス賃料から縮小後の賃料とトランクルームに関する費用だけでなく、業務効率や従業員満足度の変化も金額に換算するといいでしょう。

また、トランクルームの契約期間や解約条件も確認しておきます。半年や1年の長期契約で割引が適用される場合も多く、計画的な契約でコストパフォーマンスがさらに向上します。

オフィスの縮小にはトランクルームがおすすめ

オフィス縮小にトランクルームを利用する際のメリット・デメリット、成功させるためのポイントを解説しました。本記事で紹介したトランクルームを活用するメリット・デメリットは以下の通りです。

オフィスの縮小にトランクルームを活用して固定費を削減し、業務効率を高めていきましょう。

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