狭いオフィスの可動範囲を広げる5つの方法｜限られたスペースを活用する賢い方法とは
オフィスの狭さは、業務効率やモチベーションに悪影響を与える可能性があります。
オフィスの狭さに起因するストレスやモチベーション低下を解消するためには、狭さの基準を明確化し、適切な改善策を導入する必要があります。
本記事では、オフィスの狭さによる問題を抱える企業や個人に向けて、まず狭さの定義や感覚の基準について明らかにし、その上で具体的な解決策を提供します。オフィスの環境改善や効率化に関心のある読者は、本記事を参考にして、より快適な作業環境を構築できるでしょう。
オフィスが狭いと感じる判断基準
労働安全衛生法によると、事業者は設備の占める容積および床面から4m以上の高さがある場所を除いて、オフィスの広さを従業員1人につき10㎥以上確保しなければいけないと定められています。
事業者は、労働者を常時就業させる室（以下「室」という。）の気積を、設備の占める容積及び床面から四メートルをこえる高さにある空間を除き、労働者一人について、十立方メートル以上としなければならない。
※引用：事務所衛生基準規則｜e-Gov法令検索
10㎥は体積であるため、高さで割れば部屋の面積が算出できます。オフィスの平均的な天井までの高さが2.5mと言われているので、以下の計算式のように算出可能です。
10㎥÷2.5m=4㎡
1㎡あたり約0.3坪であるため、従業員1人当たり最低でも1.2坪は確保しなければいけません。ただ、1.2坪を確保するのは最低限の話なので、快適に業務を進めるためには従業員1人につき2坪は確保しましょう。
従業員1人につき面積が2坪なかった場合は、オフィスを狭いと判断して問題ありません。
狭いオフィスで業務し続けると良くない理由
狭いオフィスで業務し続けると、さまざまな問題が発生しやすくなります。狭いオフィスでの業務が良くない理由を把握すれば、改善する判断がしやすくなるでしょう。狭いオフィスで業務し続けると良くない理由を3つ紹介します。
ストレスを感じやすくなる
オフィスが狭いと、作業中にストレスを感じやすくなります。スペースの制約により、周囲の状況に気を配りながら仕事をする必要が生じ、この窮屈さがストレスの原因となります。
また、人間には他人に近づかれると不快になるパーソナルスペースが存在しており、パーソナルスペースに侵入されるとストレスを感じやすくなります。
パーソナルスペースには個人差がありますが、職場では従業員1人がストレスなく過ごすためには120〜350cmのスペースを確保すると快適に過ごせるでしょう。従業員に不必要なストレスを感じさせないためにも、広々とした空間づくりをしてください。
業務に対するモチベーションが低下する
狭いオフィスの場合、業務に対するモチベーションが低下する恐れがあります。 日常的な業務に不便を感じることや、リフレッシュのためのスペースがないことなど、やる気を損ねる要因が繰り返し生じます。
モチベーションが低下したまま業務に取り組むと、従業員の定着率が低下し、離職率が上昇する恐れも考えられるでしょう。
生産性が低下する
オフィスが狭いと適切な導線を確保できず、生産性が低下しやすくなります。たとえば、狭いオフィスでデスクからコピー機へ移動する場合は、さまざまな荷物をよけて移動する必要があり、スムーズな移動ができないので業務への集中力も低下してしまうかもしれません。
集中力が低下すると意欲的に業務へ取り組めなくなるので、生産性の低下へつながります。実際に従業員が働いている様子を想像して導線を確保し、生産性を高められる工夫をしましょう。
狭いオフィスを改善するためにするべき事前準備
狭いオフィスを適切に改善するためには、事前準備をする必要があります。事前準備をせずにオフィスを改善すると、必要な広さを確保できていなかったり、必要以上にお金をかけたりして、後で後悔してしまうかもしれません。狭いオフィスを改善するためにするべき事前準備を3つ紹介します。
現在のオフィスの使用状況を振り返る
狭いオフィスを改善するには、現在のオフィスの状況を振り返りましょう。実際にアンケートを取って、従業員がオフィスに求める広さを把握してください。従業員の意見を反映することで、ストレスを最小限に抑えながらオフィスの改善が可能です。
さらに、無駄なスペースがないかどうかも確認しましょう。例えば、ほとんど使用されていない固定デスクや使われていない機器がスペースを占有している場合は、代替案を提案して設備の撤去を検討するとよいでしょう。
必要な広さを確保するためのレイアウトを考える
現在のオフィスの使用状況を確認したら、レイアウトを考えましょう。他社のレイアウト事例を活用し、従業員がストレスなく仕事ができるオフィスと自社の部屋割りの構成比を比較検討すると、業務へ取り組みやすくなります。
構成比を比較検討すれば、それぞれの部屋が必要以上にスペースを確保する事態を防止できるでしょう。
改善するための予算計画を立案する
レイアウトを考えた後に、適切な予算計画を策定しましょう。改善に伴う費用として、以下の4つが挙げられます。
- 不用品回収費用
- システムの導入費用
- リフォーム工事費用
- 購入するための家具費用
もし、予算計画の金額を超えてしまった場合は、フリーアドレスの導入や兼用スペースの設置など予算をあまりかけずに改善できる方法を模索しましょう。
オフィスの可動範囲を広げる手段
オフィスの狭さを解消するためには、さまざまな方法があります。オフィスが狭いと感じたときに有効な5つの改善方法を紹介します。自社の生産性をさらに向上させるために、参考にしてください。
思い切ってフリーアドレスにする
フリーアドレスとは、席を固定せずに空いている席を自分で選択して利用するシステムです。
フリーアドレスを導入すれば、デスクを従業員全員分設置する必要がないため、スペースを確保できるでしょう。ただ、フリーアドレスを導入するためには、無線LAN環境や勤怠管理の見直しなどの初期導入費用がかかります。
フリーアドレスを導入した場合にかかる予算を計算し、オフィスの狭さを改善するためにかけるべきなのかを検討してください。
既存の用品を見直す
既存のオフィス用品を見直すことで改善の余地があります。例えば、必要以上に大きなデスクを使用している場合は、一回り小さいデスクに買い替えれば、その分のスペースを確保できるでしょう。
ほかにも、不必要なオフィス用品を整理し、収納に工夫を凝らすことでスペースを有効活用できます。
兼用スペースを設置する
オフィス内にある複数のスペースを兼用すれば、大きな空きスペースを確保できます。例えば、会議室にコーヒーメーカーを設置すれば、カフェスペースとしても活用できるでしょう。それ以外にも、会議室と応接室など、分ける必要がないスペースがオフィス内にあるかもしれません。
オフィスのスペースを最大限に活用するために、兼用可能なスペースを見直しましょう。
書類や荷物の管理ルールを再設定する
書類や荷物の管理ルールを再設定すれば、オフィスの狭さが改善しやすくなります。たとえば、書類に関して以下のルールを設定すれば、無駄なスペースをなくせるでしょう。
- 業務上に必要のない書類は処分する
- 利用頻度の低い荷物は倉庫で保管する
業務上に必要のない書類を保管していても、年々オフィスが狭く感じやすくなる一方です。また、オフィスで使用する文具事務用品を一カ所に集めれば、各々で保管するスペースを確保する必要がなくなります。
書類や荷物の管理ルールを再設定し、オフィス内で無駄なスペースを取らない工夫をしてください。
トランクルームを利用する
どうしてもオフィス内の狭さを解消できない場合は、トランクルームを利用しましょう。トランクルームを利用すれば、法的書類や商品在庫など重要な備品を一時的に預かってもらえます。
T・キューブでは、トランクルームの利用は毎月1,650円(税込)ほどです。トランクルームの利用に興味がある方は、一度お問い合わせください。
まとめ
オフィスが狭いと、ストレスや生産性低下などさまざまな問題が生じます。
狭いオフィスを改善するためには、フリーアドレスの導入や兼用スペースの設置などの改善方法を検討しましょう。オフィスの狭さが解消できない場合は、トランクルームの利用を考えてみるのも一案です。
